Traitement des commandes sur la plateforme leslibraires.fr¶
Pour arriver sur le site d’administration de la marketplace leslibraires.fr, il suffit de se connecter à l’url http://www.leslibraires.fr/admin.
La page d’accueil doit ressembler à la figure Accueil du site d’aministration. À partir de cette page, le traitement des commandes va suivre la cinématique répresentée par l’organigramme de la figure Cinématique du traitement des commandes. Nous tacherons de décrire dans ce document chacune des étapes qu’il faut suivre pour utiliser la marketplace. Pour cela, nous nous mettons dans la peau d’un librairie de la librairie ‘TEST’, et nous traiterons les commandes de l’internaute fictif M. Client.
Accueil du site d’aministration
Cinématique du traitement des commandes
Arrivée d’une commande¶
En cliquant sur l’onglet ‘Commandes’, on arrive à la page qui liste toutes les commandes en cours pour la librairie TEST (figure Liste des commandes de la librairie TEST). On voit le numéro, la date et l’heure, et l’état de la commande. On peut aussi connaître l’état du paiement et le nom du client qui correspondent à la commande.
Une commande peut être dans un des 4 états suivants:
- En attente de traitement : la mise de côté des articles en stock est à effectuer ou en cours.
- En cours de préparation : la mise de côte des articles en stock est effectuée, il reste à attendre le réassort des articles manquants.
- Clôturée : le traitement de la commande est terminée, rien ne va plus être expédié.
- Annulée : rien n’a été expédié ni ne le sera, ou bien tout a été retourné par le client.
Liste des commandes de la librairie TEST
En cliquant sur la commande nous en voyons le détail (figure Détail d’une commande partie 1 et figure Détail d’une commande partie 2). Sont indiqués sur cette page le nom, l’email, l’adresse IP, les adresses de livraison et de facturation du client qui a passé la commande, et également l’état de la commande, et son avancement. Dans notre exemple, nous remarquons que le paiement doit être effectué par chèque (figure 5), et que le paiement est ‘en attente’ (c’est à dire qu’il n’est pas validé, dans le cas d’un chèque, cela veut dire qu’il n’a pas été reçu). À la fin de la page de détail de la commande, se trouve la liste des lignes de la commande, ainsi que l’état de ces lignes.
Détail d’une commande partie 1
Détail d’une commande partie 2
Attendre la reception du réglement¶
Dans l’exemple du paragraphe précédent, le paiement était dans l’état ‘en attente’. Il ne faut bien sûr pas traiter ces commandes tant que le paiement ne passe pas dans l’état ‘reçu’. Ce sont les administrateurs du site qui gèrent les paiements (comme par exemple les réceptions de chèque) et qui valideront ou non le paiement. Il est possible de mettre de côté les articles en attendant réception du règlement, mais en aucun cas il ne faut les envoyer.
La validation du paiement est signalée sur la page qui liste les commandes (figure Paiement reçu sur la page de liste des commandes) et sur la page de détail de la commande (figure Paiement reçu sur la page de detail de la commande).
Paiement reçu sur la page de liste des commandes
Paiement reçu sur la page de detail de la commande
Considérons maintenant que la paiement est reçu, et continuons le traitement de la commande.
La fiche de cueillette¶
Pour pouvoir lister facilement les articles commandés qui ne sont encore ni mis de côté, ni expédiés, en vue d’aller les chercher dans le stock, il est possible d’imprimer une fiche de cueillette (ou picking). Il faut pour cela cliquer sur l’onglet ‘Cueillette’, entrer une date de début et de fin, et valider (voir figure Formulaire d’édition de la cueillette). Les articles qui apparaitrons sur la fiche de cueillette sont ceux des commandes prises entre la date de début et celle de fin.
Formulaire d’édition de la cueillette
La fiche de cueillette correspondant à la librairie TEST se trouve à la figure Édition de la cueillette. On voit bien l’article commandé par M. Client.
Édition de la cueillette
Remplacements¶
Dans certains cas il peut être nécessaire (avec l’accord du client en général) d’apporter des modifications à la commande de façon à la servir au mieux. Il y a deux cas principaux:
- l’article disponible en stock est abimé. Il est possible ici d’accorder un rabais au client.
- l’article n’existe plus dans l’édition demandée, mais un article équivalent existe.
Article équivalent¶
Lien de remplacement d’un article
En cliquant sur le lien ‘Remplacer’ (voir figure Lien de remplacement d’un article), on obtient une fenêtre qui nous propose de chercher un article pour effectuer le remplacement (voir figure Recherche d’article pour remplacement).
Recherche d’article pour remplacement
Nous pouvons sur cette fenêtre de recherche chercher l’article par lequel nous voulons remplacement l’article initialement commandé. On peut rechercher en entrant un titre, un auteur, ou un code EAN13 (ce qui est la solution la plus sûre). On choisit alors dans les résultats de recherche notre article de remplacement (voir figure Choix de l’article de remplacement3.png).
Choix de l’article de remplacement3.png
Une fois que l’article de remplacement est choisi, le site nous demande de nouvelles informations (figure Formulaire de remplacement).
Formulaire de remplacement
Nous pouvons choisir la quantité à remplacer (par exemple si le client a commandé X exemplaires d’un ouvrage, nous pouvons n’en remplacer qu’une partie). Ensuite, nous pouvons décider si le remplacement entraîne un changement de la ligne de commande ou non, en entrant le prix de l’article de remplacement. Attention ici, si le prix de l’article est supérieur, nous aurons surement un problème pour récupérer l’argent en plus du paiement client initial. Sur la figure Remplacement effectué nous voyons le résultat du remplacement.
Remplacement effectué
Article abimé¶
Pour signaler un article abimé, qu’on vend donc moins cher, il suffit de remplacer l’article par lui même en changeant son prix. Le résultat est visible figure Remplacement par un article abimé.
Remplacement par un article abimé
Mise de côté¶
Formulaire mise de côté
L’interface qui permet de signaler au site que des articles sont mis de côté est accessible en cliquant sur l’onglet ‘Mise de côté’. Nous pouvons entrer maintenant les codes EAN13 de chacun des ouvrages à mettre de côté (voir figure Formulaire mise de côté).
Si un article à mettre de côté est inclus dans plusieurs commandes, le site demande pour quelle commande il faut mettre l’article de côté (figure Choix de la commande lors de la mise de côté).
Un fois la mise de côté effectuée, le site affiche un récapitulatif de la ligne de commande (figure Mise de côté effectuée).
Choix de la commande lors de la mise de côté
Mise de côté effectuée
Commencer le traitement¶
Quand la mise de côté est terminée pour les articles en stock, nous pouvons cliquer sur le bouton ‘Commencer le traitement’. Si des articles commandés par le client ne sont pas mis de côté (car ils ne sont pas en stock), un mail est envoyé à celui-ci pour l’avertir que des articles sont en cours de réassort. Si une partie des articles sont mis de côté, une première expédition de ce qui est disponible est proposée.
Expédition des articles¶
Pour expédier les articles mis de côté pour une commande donnée, il suffit de cliquer sur le lien ‘expédier directement’ (figure Lien ‘expédier directement’).
Lien ‘expédier directement’
Le site affiche un récapitulatif de l’expédition qu’on compte effectuer (références de la commande, du client et la liste des ouvrages à envoyer). Nous pouvons alors renseigner le poids réel et le numéro de suivi du transporteur (figure Formulaire d’expédition). Le poids réel est facultatif, il permet d’avoir une mesure de l’écart (s’il y en a un) entre les frais de port facturés au client et les frais de port réels. Le numéro de suivi est obligatoire pour les transporteurs qui en proposent, il est très utile pour le client qui grâce à lui peut suivre l’acheminement de son colis.
Formulaire d’expédition
Quand nous cliquons sur ‘Confirmer expédition’, le site envoie un email au client l’informant des ouvrages qui ont été envoyés, et des données de son colis. Un bon de livraison, un avis d’expédition et une facture sont émis, et disponible au format PDF (voir figure Expédition enregistrée sur le site).
Expédition enregistrée sur le site
On retrouve les informations sur l’expédition et les liens vers les documents PDF sur la page de détail de commande (voir figure Informations d’expédition sur la page de détails de commande.).
Informations d’expédition sur la page de détails de commande.
Clôture de la commande¶
La clôture de la commande se fait en cliquant sur le bouton ‘Clore La Commande’. Une fois clôturée, aucune mise de côté ni expédition ne peut être effectuée. Le client est informé de la clôture dans son espace utilisateur sur le site, et le remboursement du trop perçu est effectué s’il y a lieu.